در گفت‌وگو با مهندس سلطانی‌پویا، رئیس اداره امور خوابگاه‌ها؛ مروری بر اقدامات و مدیریت در دوران بحران، فرآیندهای ثبت‌نام و روند تعمیرات خوابگاه‌ها
در پی حوادث و شرایط بحرانی اخیر، اداره امور خوابگاه‌های دانشگاه با چالش‌هایی در زمینه مدیریت اسکان، حفظ امنیت و آرامش دانشجویان، تعمیرات زیرساخت‌ها و ثبت‌نام ورودی‌های جدید روبرو بود. در این گفت‌وگو، مهندس سلطانی‌پویا، رئیس اداره امور خوابگاه‌ها، ضمن تشریح اقدامات انجام‌شده، به سؤالاتی درباره وضعیت موجود، برنامه‌های اجراشده و آتی در حوزه مدیریت خوابگاه‌ها پاسخ داد.
اقدامات خوابگاه‌ها در ایام جنگ برای حفظ آرامش و امنیت دانشجویان
مهندس سلطانی‌پویا با اشاره به اینکه سال‌های گذشته تجربه‌ای مشابه این بحران نداشتیم، گفت: در شرایط غیرمنتظره جنگ ۱۲روزه، با وجود نبود سابقه مشابه، سعی شد در کوتاه‌ترین زمان ممکن، هماهنگی‌های لازم برای خروج دانشجویان ساکن خوابگاه‌ها انجام شود. در روزهای ابتدایی، به دلیل نامعلوم بودن وضعیت، لغو پروازها و ازدحام جاده‌ای، به دانشجویان توصیه کردیم در صورت امکان خوابگاه را ترک کرده و نزد بستگان خود اقامت کنند تا احتمال بروز مشکل به حداقل برسد. به‌دلیل پیش‌بینی‌ناپذیر بودن زمان پایان بحران، فرآیند تخلیه خوابگاه‌ها تا پایان هفته اول جنگ ادامه یافت. در این مدت، تمامی سرپرستان خوابگاه‌ها و کارکنان اداره در محل کار حاضر بودند.
وضعیت پناهگاه‌ها
مهندس سلطانی‌پویا در خصوص ساختار و شرایط فیزیکی فضای پناهگاهی، گفت: در ایام بحران با توجه به ساختار و شرایط خوابگاه‌ها، فضایی به‌عنوان پناهگاه برای خوابگاه‌ها وجود نداشت و همچنان نیز با توجه به فضای فیزیکی محدود اکثر خوابگاه‌ها، این امکان وجود ندارد. البته به طور جدی در جلسات پیگیر اقدامات امکان پذیر در شرایط بحرانی هستیم. لازم به ذکر است پناهگاه‌‌هایی که از دوران جنگ 8 ساله با عراق دردانشگاه وجود داشته تغییر کاربری پیدا کرده‌اند و اکنون قابل استفاده برای پناهگاه نیستند. و پناهگاه‌های ساخته شده در سال‌های پیش با شرایط همان زمان ساخته شده اند و برای شرایط بحرانی مشابه در این دوران می بایست شرایط کاربردی آن بررسی و بازنگری گردد.
وی افزود: در حال حاضر دو خوابگاه شهید احمدی روشن و شهید سلیمانی (پسران) دو عدد سوله ورزشی وجود دارد که با توجه به نوع سازه، در این ایام به دانشجویان توصیه می‌شد هنگام حملات از این فضا استفاده شود. همچنین با توجه به شرایط خوابگاه‌ها و مقاصد حمله شده رژیم صهیونیستی (در اطراف دانشگاه) نگرانی ما از حضور دانشجویان در خوابگاه بسیار زیاد بود که با هماهنگی سرپرستان خوابگاه‌ها و همکاری دانشجویان محترم، در پایان هفته اول، خوابگاه‌ها بطور کامل تخلیه شد.
اطلاع‌رسانی در شرایط بحرانی
مهندس سلطانی‌پویا درباره روش‌های اطلاع‌رسانی در ایام بحران گفت: مسیرهای مختلفی برای اطلاع رسانی به دانشجویان در شرایط بحران در نظر گرفته شده است. سامانه یکپارچه مدیریت اسکان (سیما)، کانال‌هایی در فضای مجازی که توسط سرپرست های خوابگاه‌ها اداره می‌شود و همچنین کانال‌های پرمخاطب فعال در دانشگاه به‌صورت همزمان اخبار و اطلاعیه‌ها را منتشر می کردند تا دانشجویان بتوانند به راحتی در جریان تغییرات و تصمیمات مهم در این دوران قرار بگیرند.
روند تعمیرات خوابگاه‌ها در تابستان ۱۴۰۴
رئیس اداره خوابگاه‌ها با اشاره به روال هرساله تعمیرات خوابگاهی توضیح داد: برنامه تعمیرات خوابگاه‌ها هرساله در ابتدای سال پیگیری و پس از هماهنگی های لازم با قسمت‌های مختلف دانشگاه و تامین اعتبار پس از پایان امتحانات نیم سال دوم، در تابستان اجرا می‌شود. به طور معمول تعمیرات در فضای داخلی اتاق‌ها یا بخش‌های عمومی و محوطه با جابجایی و تخلیه انجام می‌شود. لازم به ذکر است هرسال تقریباً یک سوم ظرفیت خوابگاه‌ها برای دانشجویان ترم تابستانی در نظر گرفته می‌شود. امسال با وجود شرایط پیش‌آمده و جابجایی برنامه امتحانات و انتقال آن به شهریور ماه برنامه زمانبندی تعمیرات با فشردگی بیشتری در حال انجام می باشد و حتی در ایام جنگ 12 روزه و تعطیلی خوابگاه ها چند مورد تعمیراتی( لولههای کشی آب منابع آب خوابگاه ولیعصر و نصب توری تعدادی از پنجره‌های خوابگاه ها و ...) در خوابگاه ها انجام شده است.
برنامه استفاده دانشجویان از خوابگاه در تابستان
رئیس اداره خوابگاه‌ها گفت: پس از ابلاغ وزارت علوم، تحقیقات و فناوری درخصوص تغییر زمان امتحانات و لغو ترم حضوری تابستان و جلسه شواری آموزش دانشگاه مقرر گردید، دانشجویان مقطع کارشناسی که پروژه، کارآموزی یا کارورزی در تهران دارند و تا پایان تابستان فارغ التحصیل می شوند در تابستان از خوابگاه استفاده نمایند و همچنین دانشجویان مقطع تحصیلات تکمیلی که در شرف دفاع بوده و یا کار آزمایشگاهی و یا عملی داشته اماکن حضور در خوابگاه را داشته باشند. تمامی موارد پس از ثبت در خواست در سامانه آموزش و با تایید استاد راهنما و معاون آموزشی (مقطع کارشناسی) و تایید استاد راهنما و معاون تحصیلات تکمیلی (مقطع کارشناسی ارشد و دکتری) پس از بررسی و با توجه به پیش‌بینی ظرفیت در خوابگاه‌ها اسکان داده شدند. از آنجایی که احتمال برای تکرار جنگ وجود داشت و طبق ابلاغیه، تمامی این مراحل با دقت بررسی تا افراد واجد شرایط در خوابگاه حاضر باشند که در صورت بروز بحران برای جابجایی و تخلیه خوابگاه ها کمترین مشکل بوجود بیاید.
وی افزود: با توجه به برنامه تعمیرات، کمبود آب و برق و صرفه‌جویی در حامل‌های انرژی، با در نظر گرفتن تعداد دانشجویان حاضر درخوابگاه‌ها تعدادی از بلوک‌ها غیرفعال شدند. با توجه به شرایط فعلی و اعلام برگزاری امتحان ترم تابستان بصورت حضوری در تاریخ 30 مرداد و تعمیرات و آماده سازی خوابگاه ها، دانشجویان می‌توانند برای آمادگی امتحانات ترم تابستان و باقی مانده ترم دوم سال تحصیلی 404-403 از تاریخ 28 مرداد ماه به بعد در خوابگاه‌ها حضور داشته باشند.
آمادگی برای پذیرش دانشجویان ورودی جدید
مهندس سلطانی‌پویا با اشاره به تاریخ شروع رسمی ترم در ۲۹ شهریورماه گفت: علی رغم تغییر در تاریخ برگزاری کنکور و تاخیر در اعلام نتایج و حضور دانشجویان نوورود، پیش‌بینی ظرفیت دانشجویان نوورود از قبل انجام شده است. از آنجایی که تاریخ شروع ترم ۲۹ شهریور اعلام شده است یکی دیگر از مشکلات بوجود آمده ناشی از بحران جابجایی تاریخ دفاع دانشجویان است، تلاش کردیم نهایت همکاری با دانشجویان را داشته باشیم و همچنین توصیه شد به محض دفاع از خوابگاه خارج شوند تا در کمترین زمان اتاق ها برای ورودی جدید مقطع تحصیلات تکمیلی آماده شود.
فرآیند ثبت‌نام خوابگاه برای ورودی‌های جدید
تمام روند ثبت نام و تخصیص خوابگاه برای دانشجویان ورودی جدید در سه مقطع دکتری، کارشناسی ارشد و کارشناسی پس از تعیین شماره دانشجویی در سیستم آموزش، در سامانه سیما(dorm.sharif.ir) به صورت الکترونیکی قابل انجام است. پس از ثبت درخواست و بررسی مراحل ثبت نام توسط کارشناسان دفتر خدمات دانشجویی، پس از تایید، طی تماس تلفنی با دانشجویان نسبت به تکمیل فرآیند ثبت نام خوابگاه و پرداخت ودیعه خوابگاه اقدام و پس از آن نحوه لیست گیری، اقامت و خوابگاه تخصیص یافته از طریق سامانه اسکان به آنها اطلاع‌رسانی می‌شود.
وضعیت اسکان دانشجویان سنواتی
در پایان این گفت‌وگو، رئیس اداره امور خوابگاه‌ها با اشاره به مقررات وزارت علوم گفت: بر اساس قوانین وزارت علوم، تحقیقات و فناوری، خدمات رفاهی مجاز(خوابگاه و تغذیه) برای دانشجویان مقطع دکترا و کارشناسی هشت نیم سال و برای دانشجویان مقطع کارشناسی ارشد 4 نیم سال می باشد. علی رغم محدودیت ظرفیت اسکان و لزوم اسکان دانشجویان ورودی جدید و سنوات مجاز رفاهی، در چند سال اخیر و با توجه به عدم افزایش ظرفیت اسکان و محدودیت‌های موجود، متاسفانه در ترم‌های اضافه با توجه به تعداد دانشجویان سنواتی و شرایط درسی بعضی از رشته‌ها، دانشجویان سنواتی را بین یک یا دو نفر بیش از ظرفیت اسمی اتاق‌ها اسکان یافته‌اند این در حالیست که طبق قوانین فعلی وزارت علوم، تحقیقات و فناوری و صندوق رفاه دانشجویان، الزامی بر اسکان دانشجویان سنواتی(خارج از سنوات رفاهی اعلام شده) نمی باشد.